Belső rendszergazda vagy külső IT-szolgáltató? Segítség a döntéshez kkv-knak

Amíg egy cégnél csak néhány számítógép működik, az informatikát gyakran az a kolléga intézi, aki „ért hozzá”. Egy ponton túl azonban ez már nem elég: a gépek, a nyomtatók, a levelezés, a mentések és a hálózat folyamatos figyelmet igényelnek. Ekkor jön a nagy kérdés: saját ember vagy külső cég?

Mit jelent valójában az IT-üzemeltetés?

Mielőtt döntene, érdemes végiggondolni, milyen feladatokról van szó. Az IT-üzemeltetés, vagyis a céges informatika napi működtetése, jellemzően ezeket foglalja magában:

• a felhasználók napi kéréseinek kezelése (elfelejtett jelszó, nem nyomtat a nyomtató, lassú a gép),
• frissítések telepítése és a gépek karbantartása,
• az adatok rendszeres mentése és a visszaállítás próbája,
• a vírusok és a betörési kísérletek elleni védekezés,
• új eszközök beszerzése, beállítása, a régiek kivezetése,
• a rendszer dokumentálása: mi hol van, milyen beállításokkal, milyen jelszavakkal,
• a következő évek fejlesztéseinek tervezése.

Látható, hogy ez nem egy szakma, hanem több. Ez a döntés egyik kulcsa.

A belső rendszergazda: helyben van, de egyedül

A saját rendszergazda legnagyobb előnye, hogy ott van. Ismeri a kollégákat, tudja, kinek milyen programra van szüksége, és egy apró gondot pár perc alatt megold, mert csak át kell sétálnia a másik irodába. Emellett a cég iránt elkötelezett, és idővel minden részletet megismer.

A hátrányok viszont gyakran csak később derülnek ki:

• Egy ember nem érthet mindenhez egyformán. A hálózat, a levelezés, a kiberbiztonság és a szerverek mind külön tudást kívánnak, amelyet folyamatosan frissíteni kell.
• A helyettesítés nehéz. Szabadság, betegség vagy felmondás esetén hirtelen senki sem tud segíteni.
• A tudás a fejében van. Ha nincs rendes dokumentáció, egy távozás után akár a jelszavak és a beállítások is elveszhetnek.
• Nehéz ellenőrizni a munkáját. Egy cégvezető ritkán tudja megítélni, hogy a mentések valóban működnek-e.
• Kisebb cégnél kihasználatlan, nagyobbnál túlterhelt. Ritka az az eset, amikor a munka pontosan egy teljes állást tölt ki.

A költségeknél érdemes nem csak a bérrel számolni: a teljes munkáltatói költség mellé odakerül a képzés, a szükséges eszközök és szoftverek ára, valamint a helyettesítés megoldása is.

A külső szolgáltató: egy csapat tudása

Külső szolgáltató esetén nem egy embert kap, hanem egy csapatot, amelynek tagjai különböző területekre szakosodtak. A szolgáltató sok cég rendszerét látja, ezért a tipikus hibákat és a jól bevált megoldásokat is ismeri. A helyettesítés az ő dolga, nem az Öné, és a reakcióidő, vagyis az, hogy egy bejelentés után mennyi időn belül kezdenek foglalkozni a hibával, szerződésben rögzíthető.

Természetesen itt is vannak korlátok. A külső szakember nincs mindig az épületben, ezért a legtöbb hibát távolról, a gépre bejelentkezve oldja meg. Az első hetekben meg kell ismernie a cég szokásait. És sok múlik azon, mi szerepel a szerződésben.

Ha külső szolgáltatót választ, ezeket mindenképp kérdezze meg:

• Mennyi idő alatt reagálnak távolról, és mennyi idő alatt érnek ki a helyszínre?
• Elérhetők-e munkaidőn kívül vagy hétvégén, és ha igen, milyen feltételekkel?
• Lesz-e állandó kapcsolattartója, aki ismeri a cégét?
• Hogyan dokumentálják a rendszert, és Ön hozzáfér-e ehhez a dokumentációhoz?
• Mi történik a szerződés megszűnésekor: megkapja-e a jelszavakat és a leírásokat?
• Mi tartozik bele a havi díjba, és mi számít külön munkának?

Vegyes megoldás: gyakran ez működik a legjobban

A döntés nem feltétlenül vagy-vagy. Sok cégnél jól bevált, hogy van egy belső IT-felelős kolléga. Ő nem rendszergazda, hanem a kollégák első számú kapcsolattartója: összegyűjti a kéréseket, megold egy-egy apróságot, és tartja a kapcsolatot a külső szolgáltatóval.

Ha pedig már van saját rendszergazdája, a külső szolgáltató kiegészítheti a munkáját: átveheti a speciális területeket (például a kiberbiztonságot vagy a hálózatot), és helyettesítheti szabadság idején.

Az is gyakori helyzet, hogy a napi teendőkkel nincs gond, de hiányzik valaki, aki a nagyobb képet látja: tervez, költségkeretet állít össze, felügyeli a beszerzéseket. Erre a külsős IT-vezető lehet megoldás, vagyis egy olyan szakember, aki megbízásból látja el az informatikai vezető feladatait, főállású alkalmazott nélkül.

Hogyan döntsön? Néhány segítő kérdés

Válaszoljon őszintén az alábbi kérdésekre:

• Hány számítógép, felhasználó és telephely van a cégnél, és ez várhatóan hogyan változik?
• Van-e elegendő informatikai munka egy teljes állás kitöltéséhez?
• Mi történne, ha az informatikáért felelős ember két hétre kiesne?
• Le van-e írva valahol, hol vannak a mentések, a jelszavak és a fontos beállítások?
• Szükség van-e munkaidőn kívüli elérhetőségre?
• Ki tervezi meg a következő évek informatikai fejlesztéseit és beszerzéseit?

Ha a válaszok alapján kiderül, hogy a munka nem tölt ki egy teljes állást, a helyettesítés nem megoldott, vagy hiányzik a dokumentáció, a külső szolgáltató vagy a vegyes megoldás valószínűleg jobban illik Önhöz. Ha viszont sok a napi, helyszíni feladat, egy saját ember is jó választás lehet, ideális esetben külső szakmai háttérrel.

Ha szeretné átbeszélni, melyik felállás illik az Ön cégéhez, a cerebellum szívesen segít a felmérésben.